TRATAMIENTO CONTABLE DE LAS LETRAS DE CAMBIO

Definición de la Letra de Cambio

Desde el punto de vista legal. Es un mandato escrito, revestido de las formalidades prescritas por la ley, por la cual el librador ordena al librado que pague cierta suma de dinero a una persona determinada o a su orden.

Letras de cambio en cartera
Corresponden a las letras que la empresa mantiene en su poder para cobrarlas directamente a la fecha de su vencimiento. Su contabilización no ofrece dificultades ya que se trata de un crédito documentado. Ejemplo
El 17/08/02 se venden mercaderias por valor de $10.000 por el pagó de las cuales se reciben dos letras de $5.000 c/u con vencimiento 4/09/02 y el 4/10/02 el 4/09/02 se recibe efectivamente el pago en efectivo de la letra de $5.000 correspondiente.

Libro diario
17/08/02
Letras por cobrar $10.000
Ingreso por venta de mercaderias $10.000

04/09/02 pago al primer vencimiento
Caja $5.000
Letras por cobrar $5.000

Letras enviadas en cobranza bancaria
Las empresas entregan en muchos casos parte o el total de los documentos a una Institución bancaria para su cobro, para que esta se encargue de la cobranza. Algunas razones que justifican esta modalidad son las siguientes:
· Da mayor jerarquía, respaldo, seriedad al cobro del documento
· Facilita la cobranza de las letras cuyos aceptantes son de plazas distintas
· Economiza horas de trabajo en la cobranza

El banco cobra naturalmente una comisión por el servicio prestado. Las etapas que sigue en este caso el documento y que por consiguiente se deberán tener presente para su contabilización son las siguientes:

1. Envió del documento al banco.
2. Acuse de recibo por parte del banco.
3. Aviso del banco respecto al cobro de la comisión de cobranza, cargo que normalmente se hace directamente en la cuenta corriente del girador.
4. Aviso del banco que el documento ha sido cancelado y que el dinero ha sido depositado en la cuenta del girador o poseedor de la letra.

Dependiendo del volumen de letras enviadas en cobranza se pueden emplear dos formas de contabilizar:
· Si el volumen es pequeño bastara con crear una cuenta única denominada “Letras en cobranza Bancaria”
· Por el contrario si son grandes volúmenes se debería crear una cuenta de “Letras en cobranza Bancaria Banco XX” por cada banco al que se envíen estos documentos.

Ejercicio para desarrollar en clase:
· El saldo de la cuenta Letras x cobrar en la empresa X al 01/07/2002 es de $20.000
· El 05/07/02 decide enviar en cobranza al Banco de Chile letras por valor de $7.000
· El 8/07/02 el Banco de Chile acusa recibo de las letras indicando que por concepto de comisión de cobranza ha cargado en nuestra cuenta corriente la suma de $35
· El 20/08/02 se recibe información del banco de Chile que se ha cancelado letra por valor de $200, la que ha sido abonada a nuestra cuenta corriente.

Letras en Descuento
Con el objeto de financiarse, es decir de disponer de fondos para cumplir los compromisos comerciales, algunas empresas recurren a la operación comercial denominada “Descuento de Letras”, esta operación que normalmente realizan las instituciones financieras, consiste en que el girador o poseedor de la letra obtiene anticipadamente, es decir antes de su vencimiento, el valor de la letra, rebajando en ese momento de ese valor los intereses, gastos de cobranza, impuestos etc. La entidad financiera recupera el valor cuando el aceptante cancela la letra a la fecha de su vencimiento.

En el caso que la letra no sea cancelada a su vencimiento, el girador o poseedor de la letra se hace responsable de enterar este valor a la fecha de vencimiento independiente que el aceptante no pueda hacerlo.

Las etapas del proceso de descuento son:
1. Envió del documento al banco para su estudio.
2. Aceptación de la operación.
3. No aceptación de la operación.
4. Considerar la fecha de vencimiento del documento ya que salvo su protesto el banco no avisa de su cancelación.

Existen al menos tres formas de contabilización de las letras descontadas, para nuestros efectos estudiaremos solo una de ellas

Se registra el envío del documento al banco por el periodo durante el cual este realiza el estudio, la contabilización es como sigue:

Letras enviadas en descuento $50.000
Letras por cobrar $50.000

Cuando se recibe la liquidación del banco se procede a hacer el siguiente asiento

Banco $45.000
Intereses y descuentos $ 5.000
Letras enviadas en descuento $50.000

Debido a que al descontarse la letra, el banco registra en la cuenta corriente el valor menos los intereses y gastos, la empresa que envío el documento contrae una responsabilidad indirecta con el banco, ya que en el caso que la letra no sea cancelada por el aceptante, el banco rebajara inmediatamente la cantidad registrada con anterioridad. Por lo anterior en contabilidad corresponde hacer lo que se denomina un asiento de orden.

Letras enviadas en descuento $50.000
Responsabilidad por letras enviadas en descuento $50.000

Los asientos de orden son aquellos que se confeccionan con el objeto de reflejar fielmente la situación de la empresa, pero que no afectan ni alteran la situación del activo y del pasivo.

Al llegar el vencimiento si la letra es cancelada o no es cancelada por el aceptante corresponde reversar el asiento de orden, ya que ha expirado la responsabilidad de la empresa, en el primer caso por la cancelación y en el segundo por la devolución de la letra que el banco nos hace

Responsabilidad por letras enviadas en descuento $50.000
Letras enviadas en descuento $50.000

En el caso que el banco no acepte la operación de descuento deberemos reversar el asiento con que comenzamos esta hoja.

Letras en Garantía
La operación de letras en garantía es otro de los métodos de financiamiento que puede usar una empresa. Es decir de disponer anticipadamente del valor de las letras, la operación de garantía no es uniforme en todos los bancos las formas mas usadas son las siguientes:

Se conviene con el banco que éste otorgara un préstamo o empréstito que quedara garantizado por un determinado volumen de letras que la firma le remitirá y que éste se encargara de cobrar.

El empréstito se materializa mediante la entrega de un cheque por parte del banco, que es depositado en la cuenta corriente de la empresa en el mismo banco. La deuda de la empresa respecto al banco quedara reflejada en una cuenta contable que se acostumbra llamar “Cuenta especial banco X” o “Cuenta banco X N° 2”

Este empréstito tiene una fecha fija de vencimiento. A medida que las letras en garantía van venciendo y siendo pagadas por los aceptantes se van anotando como disminuciones a la cuenta especial. Si por el contrario si las letras canceladas sobrepasan el valor del empréstito antes del vencimiento, se deberá pedir al banco el correspondiente traspaso de los excedentes.

El banco cobra por esta operación una comisión de cobranza e interés por el crédito o empréstito.

Ejemplo
01/07/02, Se envían letras en garantía al banco Chile por $2.000.000
Letras en Garantía banco Chile $2.000.000
Letras en cartera $2.000.000

05/07/02 el Banco envía dos cheques sueltos por el anticipo convenido por $500.000 c/u, que se depositan inmediatamente en el mismo banco.
Banco de Chile $1.000.000
Cuenta Especial Banco de Chile $1.000.000

Se recibe notificación del banco indicando que por comisión de cobranza el banco ha anotado la suma de $ 20.000.
Intereses y comisiones $20.000
Banco de Chile $20.000

Se recibe aviso del banco de Chile indicando que han sido canceladas dos letras por un monto de $800.000
Cuenta especial Banco de Chile $800.000
Letras en garantía Banco de Chile $800.000